Mit “Timeboxing” zu mehr Struktur und Produktivität

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Unsere Zeit ist begrenzt und unzählige Dinge konkurrieren um sie. Prokrastination, Zeitblindheit oder eine eingeschränkte Selbstregulation lassen es schnell zur Herausforderung werden, einen sinnvollen und zufriedenstellenden Umgang mit der Zeit zu finden. Das Konzept des “Timeboxing” kann dabei Abhilfe schaffen.

Die Grundlagen

Im Kern ist die Methode denkbar einfach: Für eine Aufgabe oder Tätigkeit wird die Zeit definiert, die man zur Verfügung stellen möchte oder kann. Die Einhaltung dieser Zeitspanne wird mit einem Timer kontrolliert. Timeboxing baut damit automatisch immer auf der tatsächlich zur Verfügung stehenden Zeit auf. Ein anderer grundlegender Gedanke des Timeboxing ist auch als “Parkinsonsches Gesetz” bekannt:

„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

C. Northcote Parkinson

Eine Timebox hilft also, aus der zur Verfügung stehenden Zeit mehr herauszuholen, indem sie das Maß definiert, in dem eine Aufgabe oder Tätigkeit sich entfalten kann oder soll. Zudem wird eine gewisse Dringlichkeit geschaffen. Ich persönlich profitiere ehrlich gesagt wenig von so einer künstlichen Dringlichkeit. Manchen Menschen kann dies aber zusätzlich helfen.

Timeboxing hilft, sich Aufgaben oder Tätigkeiten auf eine “agnostische” Weise zu nähern: Gedankenschleifen, emotionale Blockaden und Wertungen können das Anfangen erschweren. Eine Tätigkeit auf ihre essentielle Grundlage zu reduzieren – “ich tue X für die Dauer von Y” – schafft Abstand zu mentalen Verstrickungen oder Erwartungen. Statt nach dem perfekten Anfang zu suchen und alle Faktoren ideal aufeinander abzustimmen, findet man so einen pragmatischeren Einstieg. Ist diese erste Hürde genommen, kommt das “inhaltlich” sinnvolle Arbeiten meist ganz von allein. Mit der Timebox stehen Zeit und Aufgabe – zumindest in der Theorie – erst einmal für sich. Im Idealfall kümmert man sich wirklich nur um das, was man für dieses Zeitfenster definiert hat. Kommen andere Gedanken und Ideen auf, werden diese bestenfalls notiert und erst im Anschluss weiterverwertet. Natürlich löst auch eine Timebox nicht sofort alle starken Blockaden und manchmal gibt die Tagesform einfach nicht mehr her. Sie reduziert allerdings Komplexität und abstrakte Vorstellungen auf das Wesentliche. Außerdem stellt die Methode eine gute Möglichkeit dar, um in konkreter Form die Selbstregulation zu üben.

Besonders wenn man zu “Zeitblindheit” neigt, kann diese Methode sehr sinnvoll sein:
Dieses Phänomen ist oft durch eine fehlende oder eingeschränkte Wahrnehmung der verstreichenden Zeit gekennzeichnet. “Jetzt” und “Zukunft” werden oft eher als zwei voneinander getrennte Zustände wahrgenommen. Wie aus dem gegenwärtigen Moment durch den Verlauf der Zeit die Zukunft entsteht, ist dann nur schwer vorstellbar. Mit solch einem Schwarz-Weiß-Denken einen mehrstufigen Ablauf oder Prozess durchzuführen kann schnell zur Herausforderung werden. Denn alles, was nicht gerade passiert oder erledigt ist, liegt im abstrakten Zustand “Zukunft”. Der Weg zur Fertigstellung ist nur schwer vorstellbar und nach dieser Logik müsste sowieso alles “auf einmal und sofort passieren” (sonst kann es ja nicht von der Zukunft in die Gegenwart „springen“). Das kann sich je nach Aufgabe oder Tätigkeit schnell sehr erdrückend anfühlen. Und je knapper die Zeit wird, desto bedrohlicher wird dieser Berg und desto schwerer fällt das Anfangen. Eine Timebox kann (gerade in Kombination mit sinnvollen Teilaufgaben) diese Unklarheit zumindest etwas reduzieren. Ebenso können Schwierigkeiten auftreten, den tatsächlichen Zeitaufwand für etwas einzuschätzen bzw. dieser wird deutlich überschätzt. Die Timebox hilft dann, einfach mal zu testen, was man überhaupt in einem definierten Zeitraum schaffen kann. Zudem bietet die Timebox grundsätzlich ein gutes Mittel, um den Ablauf der Zeit im Blick zu behalten. Das kann auch in eine andere Richtung mehr Struktur bieten: Wenn man bei bestimmten Dingen dazu neigt, mehr Zeit damit zu verbringen, als man es eigentlich gerne möchte.

Timeboxing löst die zugrundeliegenden Aspekte von Herausforderungen wie Zeitblindheit oder Prokrastination natürlich nicht: Allerdings stellt diese Methode im Umgang damit ein sehr gutes pragmatisches Hilfsmittel dar. Bei konsequenter Anwendung kann es auch durchaus prophylaktisch wirken. Je mehr die Überforderung und Abstraktion im Denken und Planen bestimmter Tätigkeiten reduziert wird, desto mehr Ruhe und Kapazitäten entstehen.

Timeboxing in der Praxis

Timeboxing ist nicht nur etwas für „klassische“ Produktivitätsumfelder wie Arbeit, Ausbildung oder Schule. Die Methode kann auf ganz unterschiedliche Art und Weise in den verschiedensten Situationen genutzt werden. Grundsätzlich lässt sich ALLES timeboxen (auch wenn es sicher nicht immer sinnvoll ist).

Eine Timebox kann mit einer konkreten Tätigkeit einhergehen: “Ich beantworte die nächsten 15 Minuten E-Mails”.

Sie kann aber auch dazu dienen, einen offenen Raum für etwas zu schaffen: “Ich nehme mir jetzt 1 Stunde für mein Hobby”. Was man dann genau tut, wird als Teil der Timebox organisiert. Natürlich gibt es auch viele Variationen dazwischen.

Wie streng man die Einhaltung der Timebox durchsetzen möchte, macht man bestenfalls von der Situation abhängig: Geht es eher darum, den eigenen Perfektionismus in die Schranken zu weisen und ins Tun zu kommen? Dann ist es sinnvoll, das in der Zeit entstehende Ergebnis als final anzunehmen. An anderer Stelle ist es möglicherweise sinnvoller, sie weicher einzusetzen und als strukturierendes Element zu nutzen. So kann es sein, dass die Timebox einem erstmal hilft einen Anfang zu finden und sobald man dann im Fluss der Tätigkeit ist, wird sie nicht mehr benötigt oder einfach noch einmal verlängert.

Eine Timebox kann außerdem dabei helfen:

• Redebeiträge oder Besprechungen zu beschränken.
• Zeit für die Planung, Ideenfindung oder Problemlösung festzulegen.
• die verfügbare Zeit zur Vorbereitung auf etwas im Blick zu behalten (zum Beispiel als Countdown beim Fertigmachen am Morgen oder vor einer Verabredung).
• unangenehme Tätigkeiten zu einer “spannenden” Herausforderung zu machen (zum Beispiel “Schaffe ich es in X Minuten den Geschirrspüler auszuräumen?”).
• Tätigkeiten an den verfügbaren Zeitrahmen anzupassen (statt “oh nein, ich habe gar keine Zeit mehr, um ALLES aufzuräumen” heißt es dann “ich bringe Ordnung im Umfang von 15 Minuten in die Wohnung”).

Womit man die Einhaltung der Timebox sicherstellt, ist grundsätzlich erstmal egal: Um digitale Ablenkungen zu reduzieren, sind Geräte ohne Internetzugang natürlich zu bevorzugen. Je nach Aufgabe oder Tätigkeit nutzt man aber möglicherweise sowieso ein digitales Gerät. Kontext und Situation geben das ideale Werkzeug ebenfalls vor. Ist die Timebox nur für einen allein? Muss diese gut für mehrere Personen sichtbar sein? Befindet man sich in einer ruhigen Umgebung und möchte niemanden damit stören?

• Am naheliegendsten ist da natürlich das Smartphone. Die meisten Betriebssysteme auf dem Computer haben ebenfalls solch eine Funktion eingebaut.
• Digitalanzeigen haben jedoch das Problem, dass das Verstreichen der Zeit für viele Menschen nicht deutlich genug visualisiert wird.
• Mit Internetseiten wie “Timer For” lassen sich visualisierte Countdowns starten. Für Android gibt es zum Beispiel die App “Timebox Timer” und für iOS “Team Timer” mit ebenfalls guter Visualisierung.
• Klassische „Küchentimer“ sind ebenfalls eine günstige und praktische Variante. Bei der klassischen Eieruhr sollte man jedoch auf nervende mechanische Geräusche achten. Digitale Timer laufen dagegen geräuschlos und können oft zudem in der Alarmlautstärke angepasst werden.
• Im beruflichen und pädagogischen Kontext hat sich vor allem der “Time Timer” etabliert. Dieser bietet eine sehr gute Visualisierung und keine Nebengeräusche. Er ist allerdings recht groß und teuer. Es gibt jedoch auch kleinere Modelle bzw. Nachbauten.
• Mein persönlicher Geheimtipp: Smartwatch oder Fitnesstracker. Sie sind immer am Handgelenk, einfach zu bedienen und bieten meist neben der digitalen Ziffernanzeige auch eine gute Visualisierung. Außerdem ist der Vibrationsalarm in den meisten Situationen recht diskret.

Das hier soll jedoch kein Plädoyer dafür sein, alles streng zu takten. Im Gegenteil: Timeboxing eröffnet auf eine paradoxe Art neue Freiheiten. Es lässt sich immer dort anwenden, wo gerade diese Struktur benötigt wird. Eine Timebox muss auch nicht zwingend mit Produktivität gefüllt sein, sie kann ganz bewusste Zeit für sich selbst oder eine Pause bedeuten. Durch die Schulung des Zeitverständnisses profitiert man auch an anderer Stelle. Das Denken in diesen Zeitfenstern kann helfen, um bestimmte Zeiträume und ihre Besonderheiten bewusster wahrzunehmen. In die Timebox “Wochenende” gehört beispielsweise keine Arbeit – das gibt innerlich ein besseres Gefühl von Struktur und Abgrenzung und eröffnet vielleicht die Möglichkeit, sich mehr fallen zu lassen. Ganz nach dem Motto: “Alles zu seiner Zeit”.

Das Wichtigste in Kürze

Sich mithilfe einer “Timebox” die zur Verfügung stehende Zeit bewusst zu machen klingt erstmal sehr simpel, kann aber unglaublich wirksam sein:

• Timeboxing heißt: Die Zeit die man einer Aufgabe oder Tätigkeit zur Verfügung stellen möchte wird klar definiert und ihre Einhaltung mithilfe eines Timers gewährleistet.
• Es hilft dabei, sich Aufgaben oder Tätigkeiten auf eine “agnostische” Weise zu nähern.
• Besonders bei „Zeitblindheit“ (Schwierigkeiten mit dem inneren Zeitgefühl) kann die Methode das Abstrakte greifbarer machen.
• Timeboxing lässt sich prinzipiell in jeder Situation anwenden: Ausgehend von konkreten Aufgaben oder um Zeit für bestimmte Vorhaben zu schaffen.
• Eine Timebox kann „hart“ („das in der Zeit erreichte Ergebnis ist final“ oder „nach Ablauf der Zeit MUSS ich meinen Bus erwischen“) oder „weich“ („Wir widmen uns dem Thema für fünf Minuten, bleibt etwas ungeklärt hängen wir nochmal fünf Minuten ran“ oder „Jetzt bin ich im Arbeitsfluss und brauche keine weitere Zeitstrukturierung mehr“) sein.
• Um Ablenkungen zu vermeiden sind Timer ohne Internetzugang besonders sinnvoll. Außerdem ist eine deutliche Visualisierung des Zeitablaufs oft sehr hilfreich.

Das Beste an diesem Werkzeug ist, dass man alles dafür bereits besitzt und dank des extrem einfachen Grundprinzips sofort damit anfangen kann. Die Selbstregulation und das Zeitverständnis werden geschult. Neue Anwendungsfälle und Möglichkeiten ergeben sich mit etwas Übung dann meist von ganz alleine.