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Die meisten von uns lieben vermutlich Listen, Pläne und Notizen. Oft ist es dann aber schwierig, sich an diese Dinge zu erinnern und/oder sie in die Tat umzusetzen. Diese offenen Baustellen können die kognitive Belastung erhöhen und zu gedanklichem Chaos führen. Nutzt man dafür überwiegend digitale Dienste – was natürlich nicht grundsätzlich verkehrt ist – steigt die Gefahr abgelenkt zu werden.
Die Grundlagen
Was also tun? Gänzlich darauf verzichten? Keine gute Idee. Planungshilfen leisten einen wichtigen Beitrag dazu, die eigenen Gedanken besser zu sortieren. Bei mir begann es mit einem Haufen digitaler Tools wie Google Keep, Trello, Todoist und dem Google Kalender. Dabei waren kurzfristige Gedanken, langfristige Ziele und die Alltagsorganisation bunt vermischt. Die Tools zu pflegen war schon eine einzige große Baustelle. In produktiven Arbeitsphasen war ich zudem immer auf das Handy oder den Computer zur Organisation angewiesen.
Fehlende Selbstregulation und Organisationsfähigkeit werden oft mit einer strengen Alltagsplanung versucht zu kompensieren. Im ersten Augenblick einleuchtend – Desorganisation durch rigide Planung reduzieren. Im Alltag geht das natürlich selten auf. Unvorhergesehene Dinge passieren, die eigene Tagesform weicht ab und die Frustration, mal wieder nicht alles genau wie geplant geschafft zu haben, ist ein zusätzlicher Stressfaktor. Alternative Wege zur Zielerreichung werden so zudem oft unnötig eingeschränkt.
Das Tool sollte sich also mir und meinem Leben anpassen, aber dabei auch einen gewissen stabilen Rahmen bieten. Es sollte dabei helfen…
- meinen Tag und meine Woche besser zu strukturieren.
- langfristige Initiativen nicht aus den Augen zu verlieren.
- Ideen und Gedanken kurzfristig abzuladen.
- auch bei unerwarteten Alltagsereignissen flexibel meine Pläne umzusetzen.
- weniger auf digitale Dienste zur Organisation angewiesen zu sein.
Die naheliegende Lösung: Blöcke und Bücher. Grundsätzlich keine schlechte Idee. Für mich persönlich jedoch leider aus mehreren Gründen nicht hilfreich. Mit Blöcken ist es im wahrsten Sinne des Wortes einfach sich zu verzetteln (dazu kommt noch der unnötige Müll). Ein geschlossenes Buch stellt für mich eine kleine – aber doch vorhandene – mentale Hürde dar. Aus den Augen, aus dem Sinn. Letztlich gefiel mir vor allem der statische Aspekt vom Schreiben auf Papier nicht.
Also nach Alternativen gesucht und mittlerweile stellt das Mini-Whiteboard den Basisbaustein meiner Alltagsorganisation dar.
Das Mini-Whiteboard in der Praxis
Für mich ist das Mini-Whiteboard ein fast täglicher Begleiter. Es ist der Ausgangspunkt, um Gewohnheiten zu verfolgen, die Woche zu planen und meinen Alltag zu strukturieren. So hat sich mit der Zeit für mich diese Dreiteilung bewährt:
Routinen: Die Dinge, die man regelmäßig verfolgen möchte (beispielsweise Sport oder ein Hobby). Hinter jeder Tätigkeit wird entsprechend der angestrebten Häufigkeit pro Woche ein leeres Kästchen eingezeichnet. Bei erfolgreicher Umsetzung wird es ausgefüllt. Ich halte die Bezeichnungen bewusst allgemein und definiere dabei Zeitpunkt und Umfang nicht. Wenn ich im Alltag einmal nicht genau weiß, was ich tun möchte, findet sich hier in der Regel immer eine sinnvolle Tätigkeit.
Woche: Hier werden die Fokusthemen der Woche definiert. Was ist einem persönlich wichtig? Was hat man in letzter Zeit vernachlässigt? Was will man erleben? Schlaf oder Sport wurden etwas vernachlässigt? Dann landet das hier. Die Steuererklärung soll endlich mal begonnen werden? Dann landet das hier. Am Wochenende steht ein Kurztrip an? Dann landet das hier. Konkrete Termine und ToDos finden hier trotzdem kaum statt (dafür nutze ich weiterhin den Kalender). Es geht darum, Intentionen zu setzen und ein Gefühl für die Woche und ihre Besonderheiten zu bekommen. Vor allem in Bezug auf Dinge, die das eigene Wohlbefinden oder die Tagesplanung betreffen.
Tag: Anfangs habe ich hier noch jeden Morgen den gesamten Tagesablauf geplant. Mittlerweile nutze ich den Abschnitt vor allem als eine Gedankenablage und zur Planung nächster Schritte. Wenn der Kopf voll mit Ideen oder Aufgaben ist, können diese hier erstmal gesammelt und sortiert werden. Dabei habe ich mich bewusst davon gelöst, alles bis ins letzte Detail zu planen. Pläne werden für den Moment und die gegebenen Umstände entwickelt. Ändert sich der Tagesablauf, wird weggewischt und neu geplant.
Das ist der Clou des Mini-Whiteboards: Es ermöglicht eine agnostische Herangehensweise an die Aufgabenplanung. Statt von starren ToDo-Listen getrieben zu sein, liegt der Fokus auf Flexibilität. Ich lege meine Prioritäten fest. Wenn sich etwas ändert, dann wird gestrichen und neu geschrieben. Jeder Tag wird frisch begonnen. Der Vortag wird einfach weggewischt, egal ob etwas liegen blieb oder nicht. Jede Woche wird frisch begonnen. Etwas wichtiges wurde versäumt? Dann landet es halt wieder auf der Liste. Es gibt keinen fixen Stundenplan für den Tag, sondern nur einen Rahmen in dem man Dinge verwirklichen kann und der an die eigenen Prioritäten erinnert. „Was will ich machen?“ statt „Was muss ich schaffen?“ – so können Frust, Überplanung und Blockaden verringert werden.
Anfangs war ich etwas unsicher. Vergesse ich so nicht etwas? Schaffe ich dann alles? Mittlerweile kann ich sagen: Es ist unglaublich befreiend und die „richtige“ Herangehensweise kommt eigentlich fast immer von selbst. Für Projekte nutze ich auch weiterhin klassische ToDo-Listen (meistens bei Trello), aber ich greife auf diese nur noch bei Bedarf zu und werde damit nicht dauerhaft konfrontiert.
Kaufberatung
Das Mini-Whiteboard ist natürlich kein kompliziertes Produkt, sodass man sich hier vom persönlichen Geschmack leiten lassen. Preislich liegen die meisten Boards im Bereich von 10€ bis 30€ (angefangen bei einfachen Papptafeln hin zu stabileren Ausführungen mit festem Rahmen).
Muss es „mini“ sein? Natürlich nicht. Allerdings bietet der tragbare Aspekt viele Vorteile und habe auch einfach keinen Platz an den Wänden. Für die tägliche Gedankenablage ist so ein kleines handliches Board im A4-Format meiner Meinung nach am besten geeignet. Die Routinen und Wochenpläne könnten beispielsweise aber bestimmt auch super am Kühlschrank hängen.
Das von mir verwendete Mini-Whiteboard der Marke „Fridge Magic“ ist bei Amazon nur sehr unregelmäßig verfügbar. Deshalb hier eine Auswahl ähnlicher Produkte:
Dazu gehört natürlich ein passender Stift. Ich würde hier ausschließlich trocken abwischbare Stifte empfehlen (oft unter der Bezeichnung „Dry Erase Marker“ zu finden). Ich verwende aufgrund seiner dünnen Spitze den Edding 361. Leider franst die Spitze relativ schnell aus, sodass die Schriftstärke immer weiter zunimmt und am Ende nicht mehr ansehnlich ist (falls ihr mir einen besseren empfehlen könnt, ab in die Kommentare damit).
Mit einem Putzschwamm, wie dem von mir verwendeten Dahle Whiteboard Schwamm lässt sich das Board schnell reinigen. Gelegentlich wische ich das Board dann noch mit Reinigungsalkohol ab, um ältere Verschmutzungen zu entfernen.
Das Wichtigste in Kürze
Mit dem Mini-Whiteboard lassen sich diverse Herausforderungen der Alltagsorganisation anders angehen:
- Planungstools sind wichtige Hilfen, um den Alltag zu strukturieren.
- Sie können aber auch unflexibel sein, überfordern oder ablenken.
- Auf einem Mini-Whiteboard lassen sich flexible Systeme abbilden, um den eigenen Tag besser zu strukturieren oder Routinen und persönliche Ziele zu verfolgen.
- Die Nutzung digitaler Tools wird reduziert.
- Der „Wegwisch“-Charakter reduziert mentalen Ballast: jeder Tag und jede Woche beginnen neu – unvorhergesehene Ereignisse lassen sich besser integrieren.
- Während manche Menschen von einer äußerst detaillierten Planung profitieren, kann für andere solch eine agnostischere Herangehensweise der Schlüssel sein.
Die Anwendungsmöglichkeiten dieses Hilfsmittel sind auch über den von mir beschriebenen Zweck hinaus unglaublich vielfältig. Wenn ich mich zum Beispiel eingehender mit einem Sachverhalt auseinandersetzen möchte, nutze ich auch gerne das gesamte Board, um zum Bsp. Abläufe oder Zusammenhänge zu skizzieren (bin ganz kurz davor, ein 2. zu bestellen).
Für mich ein unverzichtbares Werkzeug!
